Nieuwsbrief items TransICT

Geleefd worden door de Mailbox

• Een wereld zonder email kan niemand in het bedrijfsleven zich nog voorstellen. Email is bij uitstek het communicatiemiddel binnen en tussen bedrijven. We hebben wat informatie uit te wisselen en bij voorkeur aan zoveel mogelijk personen. Wordt u ook zo gek van alle kopie-mailtjes die u ontvangt. Maar goed vaak dient het ook het gestelde doel. Zeker als men een aantoonbaar (bewijsvoering) bericht wil versturen en achter laten bij de ontvanger. Dit laatste kan ook wel met telefonie maar deze functionaliteit zullen velen bedrijven nog niet in huis hebben, dat is al meer iets voor de callcenters. Het is ook handig want los van het tijdstip kan men altijd een email versturen in tegenstelling tot een telefoontje plegen wat toch merendeels enkel tijdens kantooruren kan plaatsvinden. Met internationale contacten is het bij uitstek het middel om informatie te delen. En 'last but not least' een emailtje kan tegelijk aan vele personen worden verstuurd. Maar denk aan de overlast.
  
  Dit alles betekent wel dat we worden geleefd door de mailbox. Veel tijd gaat er op in het lezen, behandelen, afhandelen, beantwoorden, doorsturen en opslaan van emails. De trend zet zich door, de groei in het aantal emails neemt nog altijd exponentieel toe. Zo ook de hoeveelheid dataopslag die hiervoor nodig is. Dit is mede ingegeven door het feit dat de wetgeving voorschrijft dat men dit ook 7 tot 10 jaar dient te bewaren.
  
  Vreemd dat als we hier zoveel tijd aan spenderen er zo weinig wordt toegezien of men wel efficient gebruik maakt van deze voorziening. Trainingen worden wel gegeven voor andere software voorzieningen hoewel men daar wellicht veel minder gebruik van maakt. Er wordt zomaar van uit gegaan dat iedereen wel email kan gebruiken. Maar gebruiken is wat anders dan er efficient en effectief mee om kunnen gaan. Afhankelijk van het type persoon zijn handigheidjes te creeren in de wijze waarop men de Inbox gebruikt of men al of niet een bericht op 'ongelezen' plaatst en hoe men emails waarop men wil kunnen terug grijpen in een folderstructuur onderbrengt (als men dit al moet willen). Centraal archiveren is dan een nog veel betere oplossing.
  
  10% effectiever kunnen werken met een Mailbox waar men uren per dag aan spendeert levert toch veel tijdwinst op. Reken dat maar eens door voor de gehele organisatie.
  
  

Veranderingen doorvoeren, medewerkers moeten kunnen volgen

• Het succesvol veranderingen doorvoeren in een organisatie zit 'm niet in het verandermodel, organisatiemodel, de verandermanager of tooling. Het zit 'm in het bewust en goed meenemen van de medewerkers. Dat betekent de medewerkers gelegenheid geven om aan de verandering mee te werken, te wennen, betrokken worden, aandacht krijgen, uitleg krijgen, de redenen begrijpen en opgeleid of getraind worden. Iedere keer dient te worden herhaald waarom de organisatie de verandering teweeg wil brengen, welk doel wordt nagestreeft en welke resultaten dit concreet gaat opleveren. Dit dan te vertalen naar de activiteiten van de medewerker zodat deze begrijpt wat van hem/haar wordt verwacht en waarvoor hij/zij dit doet.  Dus aandacht voor de medewerker is van het aller grootste belang.
  
  Voorbeeld gedrag van het management is dan wel een vereiste. Als zij niet voldoende kunnen uitleggen en zelf mee gaan met de veranderingen dan is het natuurlijk kansloos. Management moet de overtuiging overbrengen dat de verandering goed is (of noodzakelijk is) voor de onderneming. Zij moeten de onzekerheid of twijfel bij medewerkers weg kunnen nemen om ze te motiveren, enthousiasmeren en coachen om de verandering door te maken en de werkwijze, het gedrag of het gebruik hierop aan te passen.
  
  De snelheid en het succes van het doorvoeren van de verandering wordt juist bepaald door de menselijke factor.