Nieuwsbrief items TransICT

Geleefd worden door de Mailbox

• Een wereld zonder email kan niemand in het bedrijfsleven zich nog voorstellen. Email is bij uitstek het communicatiemiddel binnen en tussen bedrijven. We hebben wat informatie uit te wisselen en bij voorkeur aan zoveel mogelijk personen. Wordt u ook zo gek van alle kopie-mailtjes die u ontvangt. Maar goed vaak dient het ook het gestelde doel. Zeker als men een aantoonbaar (bewijsvoering) bericht wil versturen en achter laten bij de ontvanger. Dit laatste kan ook wel met telefonie maar deze functionaliteit zullen velen bedrijven nog niet in huis hebben, dat is al meer iets voor de callcenters. Het is ook handig want los van het tijdstip kan men altijd een email versturen in tegenstelling tot een telefoontje plegen wat toch merendeels enkel tijdens kantooruren kan plaatsvinden. Met internationale contacten is het bij uitstek het middel om informatie te delen. En 'last but not least' een emailtje kan tegelijk aan vele personen worden verstuurd. Maar denk aan de overlast.
  
  Dit alles betekent wel dat we worden geleefd door de mailbox. Veel tijd gaat er op in het lezen, behandelen, afhandelen, beantwoorden, doorsturen en opslaan van emails. De trend zet zich door, de groei in het aantal emails neemt nog altijd exponentieel toe. Zo ook de hoeveelheid dataopslag die hiervoor nodig is. Dit is mede ingegeven door het feit dat de wetgeving voorschrijft dat men dit ook 7 tot 10 jaar dient te bewaren.
  
  Vreemd dat als we hier zoveel tijd aan spenderen er zo weinig wordt toegezien of men wel efficient gebruik maakt van deze voorziening. Trainingen worden wel gegeven voor andere software voorzieningen hoewel men daar wellicht veel minder gebruik van maakt. Er wordt zomaar van uit gegaan dat iedereen wel email kan gebruiken. Maar gebruiken is wat anders dan er efficient en effectief mee om kunnen gaan. Afhankelijk van het type persoon zijn handigheidjes te creeren in de wijze waarop men de Inbox gebruikt of men al of niet een bericht op 'ongelezen' plaatst en hoe men emails waarop men wil kunnen terug grijpen in een folderstructuur onderbrengt (als men dit al moet willen). Centraal archiveren is dan een nog veel betere oplossing.
  
  10% effectiever kunnen werken met een Mailbox waar men uren per dag aan spendeert levert toch veel tijdwinst op. Reken dat maar eens door voor de gehele organisatie.
  
  

Veranderingen doorvoeren, medewerkers moeten kunnen volgen

• Het succesvol veranderingen doorvoeren in een organisatie zit 'm niet in het verandermodel, organisatiemodel, de verandermanager of tooling. Het zit 'm in het bewust en goed meenemen van de medewerkers. Dat betekent de medewerkers gelegenheid geven om aan de verandering mee te werken, te wennen, betrokken worden, aandacht krijgen, uitleg krijgen, de redenen begrijpen en opgeleid of getraind worden. Iedere keer dient te worden herhaald waarom de organisatie de verandering teweeg wil brengen, welk doel wordt nagestreeft en welke resultaten dit concreet gaat opleveren. Dit dan te vertalen naar de activiteiten van de medewerker zodat deze begrijpt wat van hem/haar wordt verwacht en waarvoor hij/zij dit doet.  Dus aandacht voor de medewerker is van het aller grootste belang.
  
  Voorbeeld gedrag van het management is dan wel een vereiste. Als zij niet voldoende kunnen uitleggen en zelf mee gaan met de veranderingen dan is het natuurlijk kansloos. Management moet de overtuiging overbrengen dat de verandering goed is (of noodzakelijk is) voor de onderneming. Zij moeten de onzekerheid of twijfel bij medewerkers weg kunnen nemen om ze te motiveren, enthousiasmeren en coachen om de verandering door te maken en de werkwijze, het gedrag of het gebruik hierop aan te passen.
  
  De snelheid en het succes van het doorvoeren van de verandering wordt juist bepaald door de menselijke factor.

Waar zit welke informatie en wat is de waarde daarvan?

• Elk bedrijf beschikt over een ver doorgevoerde automatisering. U moet wel anders kunt u niet concurreren, produceren, beheren, factureren, informeren... en nog veel meer. Dat betekent dat u diverse software systemen in huis heeft waarin veel informatie is opgeslagen. Informatie over uw klanten, medewerkers, producten (in- en verkoop), apparatuur, vervoersmiddelen, onderdelen, opdrachten, activiteiten, planning, boekhouding en ook hierbij nog veel meer.
  
  Dit alles kan worden aangeduid als informatie in uw systemen. Maar ook informatie in documenten, contracten en nog erger in spreadsheets binnen afdelingen en bij individuele medewerkers. De samenhang van het geheel maakt dat u uw bedrijfsvoering kunt doen, uw diensten en producten kunt leveren en aan uw financiele en wettelijke verplichtingen kunt voldoen. Die informatie moet dus van grote waarde zijn voor uw bedrijf. Dan wilt u vast wel weten waar wat dan beschikbaar is en ook beschikbaar zal blijven ingeval van calamiteiten.
  
  Het weten waar welke informatie zit, wat de waarde daarvan is kan worden vastgelegd in een informatie architectuur. Deze dient dan om op te maken of deze goed is ingericht, of er ten behoeve van continuiteit maatregelen moeten worden genomen en bij toekomstige ontwikkelingen of veranderingen te weten welke gevolgen dit zal hebben. Ook is dit in- en overzicht erg handig als men bepaalde informatie nodig heeft om processen en activiteiten te monitoren. Als men met Business Intelligence (BI) aan de slag wil dan is dit inzicht benodigd om te weten waar welke informatie vandaan te halen is.
  
  

Toezicht op Tankkosten, Fuel Management

• Toezicht op tankkosten betekent sturen op het tanken op de juiste plaats en het juiste moment. Heeft men afspraken met een 'olieboer' of met specifieke stations dan is het zaak dat de chauffeurs daar tanken om zo de korting op de brandstof binnen te halen. Dit betekent dus ook weten wanneer men in de buurt komt van deze locatie en of de tank zodanig leeg is dat het zich loont om daar al te stoppen om te gaan tanken. Teveel ofwel te vaak tanken levert weer extra tijdverlies (chauffeursuren) dus dat is ook weer niet de bedoeling.
  
  Ook valt er onder Fuel Management het toezicht op het rijgedrag van de chauffeurs. Het rijgedrag bepaald in grote mate het verbruik van de trucks. Het monitoren, aantonen en bespreken van rijgedrag leidt tot verbetering in het gebruik van bijvoorbeeld cruise control en het uitrollen bij stoplichten, kruisingen en rotondes. Daarnaast dient men ook rekening te houden met fraude of diefstal van brandstof (al of niet door eigen personeel).
  
  Het brandstofverbruik wordt ook bepaald door het type truck wat er wordt gebruikt en op welke trajecten (kort, lang, stad, heuvels) deze worden ingezet. Ook voor de bandenspanning van de truck is van invloed. Een hele interessante en belangrijke taak binnen een transportonderneming die niet enkel weggelegd mag zijn bij een enkele functionaris maar bij zowel inkopers, planners, chauffeurs als monteurs.

Inzicht in (werk)processen maakt (bij)sturing mogelijk

• Al eens uw bedrijfsproces(sen) uitgetekend. Nee? Dan hebt u nog niet ondervonden hoeveel waarde dit kan hebben voor inzicht in wat uw bedrijf werkelijk doet, waar verantwoordelijkheden liggen, welke activiteiten wanneer (moeten) plaatsvinden en dan wel in zo'n efficient mogelijke volgorde en waar knelpunten ontstaan in tijdigheid, kwaliteit, kwantiteit en de acties die plaats (hadden) moeten vinden om tot het gewenste en kosten gunstigste eindresultaat te komen. Zo'n overzicht beschrijft dan het primaire proces, de secundaire (ondersteunende) processen en verdere diepgang naar de uit te voeren activiteiten. vervolgens kunnen die worden uitgeschreven in werkinstructies.
  
  Met dit inzicht kan worden bepaald waar knelpunten zitten en waar wellicht extra capaciteit moet worden ingezet of waar extra (onnodige) kosten worden gemaakt of juist inkomsten niet worden binnen gehaald. Het is een geweldige excercitie om dit met de medewerkers samen op te tekenen. Men leert de processen kennen maar ook de samenhang van activiteiten, het belang van tijdigheid, samenwerking, afstemming, etc. Des te meer betrokken men is des te meer men verantwoordelijkheid neemt.
  Hebt u alles inzichtelijk wat u doet, dan kunt u ook zien welke kosten dit met zich meebrengt. U bent dan in staat om bij te sturen daar waar nodig.

Contract Management, wat kan worden opgezegd?

• Het einde van het jaar komt alweer in zicht. Nog even en de laatste 3 maanden van het jaar breken aan. In acht nemende dat veel contracten 3 maanden opzegtermijn hebben en dat regelmatig per 1 januari deze stilzwijgend worden verlengd rest u nog geringe tijd om actie te ondernemen. U zult de enige niet zijn die bepaalde overeenkomsten niet in het vizier heeft en geconfronteerd wordt met een stilzwijgende verlenging en dus wederom moet betalen voor het hele komende jaar.
  
  Beter om een voorziening te treffen waarmee u uw contracten inzichtelijk heeft en tijdig gesignaleerd wordt dat contracten voor verlenging of opzegging in aanmerking komen. Voor het gemak heeft men dit Contract Management genoemd. Dit kan in de vorm van een spreadsheet maar er is ook specifieke software voor te verkrijgen. Heeft u een goed financieel pakket dan zit er deze voorziening vast wel (optioneel) in. Het beste kan contractbeheer onder worden gebracht bij diegene of die afdeling die zich ontfermt over de inkoop. Bij het inkopen ofwel het aangaan van verplichtingen op contract- of abonnementsbasis kan dit dan direct worden opgenomen in het contract management tool. Hiermee houdt u uw contracten inzichtelijk en eenvoudiger onder controle.

ICT is een mensen aangelegenheid.

• ICT heeft alles te maken met mensen. Mensen moeten het beheren en mensen moeten het gebruiken. Elk stukje ICT is enkel een hulpmiddel voor datgene wat mensen doen of wat mensen kan ontlasten. Zo ook voor software. Welk goed stukje software u ook in huis haalt, het kan nog zo goed zijn maar als de medewerkers er niet goed mee om weten te gaan levert het u nooit de gewenste resultaten op. Elke software die u kunt kopen op de markt kan niet slecht zijn, anders zou het al lang geen bestaansrecht hebben. Het kan natuurlijk wel wat ongebruiksvriendelijk zijn. Reden temeer om tijd te besteden aan het opleiden of trainen van uw medewerkers in het gebruik er van. Koopt u hele goede software (en gebruiksvriendelijk) dan mag het een hoge prijs kosten. In de praktijk wordt dan snel voorbij gestapt aan het feit dat ook dan training vereist is.
  Er gaat veel efficiency en effectiviteit verloren als medewerkers niet goed met de toepassinge om (kunnen) gaan. Veelal kent men het totaal proces wat door een applicatie wordt behartigd niet goed, heeft men geen weet van bepaalde functionaliteiten of weten men diverse handigheidjes niet die veel tijd kunnen besparen. Als de software al enige tijd in gebruik is wordt weinig aandacht besteed aan nieuwe medewerkers. Er wordt vanuit gegaan dat men het wel leert van de collega's (learning on the job). Echter als zij dan niet goed op de hoogte zijn van alle slimme mogelijkheden kunnen zij dit ook niet overdragen. Hierdoor wordt veel kostbare tijd niet goed besteedt.
  
  

Inzicht en overzicht (documenteren) van ICT-toepassingen verdient zich terug.

• Veel organisaties lopen van het ene automatiseringsproject direct over naar het volgende. Implementeren en het in gebruik nemen van voorzieningen staat voorop. Werkt het eenmaal dan sluit men het project af en lijkt er een vanzelfsprekendheid te zijn dat het dagelijkse beheer wordt uitgevoerd. Erg vaak wordt er vergeten, of geen tijd aan besteed, om goede documentatie te maken. Inrichtingsdocumentatie maar ook procedures voor service en onderhoud. Erg veel tijd gaat er daarna aan weg als men moet zoeken naar de oorzaak van een verstoring. Inzicht en overzicht ontbreekt en men begint veelal op basis van try & error te zoeken naar een oplossing. Zou in het project de voorziening goed zijn opgetekend en goed zijn beschreven dan is het mogelijk om snel de vinger op de zere plek te leggen. Door stapje voor stapje de werking te doorlopen kunnen mogelijkheden van verstoringen worden geelimineerd en blijven er aanwijsbare onderdelen over waar snel op kan worden geacteerd.
  Het documenteren neemt in een project behoorlijk wat tijd in beslag. Echter de voorziening gaat veelal jaren mee. Dat betekent dat bij service & support veel tijd kan worden gewonnen als men van documentatie gebruik kan maken. Niet te vergeten hoe belangrijk deze informatie is als men uitbreidingen wil doorvoeren. Maar denk ook aan wat voor kennis verloren gaat als uw medewerkers de organisatie verlaten (of de medewerkers van uw leverancier). In het kader van kennisborging, efficiency en continuiteit is documentatie opstellen zeker te rechtvaardigen.

Dalende populariteit voor beroepschauffeur, ombuigen met meer ICT (voor de chauffeur)

• Waarom de nieuwe generaties (jeugd) niet boeien en binden door gebruik te laten maken van ICT voorzieningen in de Truck.
  In alle trucks is hightech ingebouwd om de chauffeur te kunnen volgen, te laten navigeren en communiceren, rijgedrag te meten, temperatuur van het product te meten en vele andere ICT voorzieningen. Alles gericht op de backoffice/planningen om precies te kunnen beoordelen, controleren en vooruit zien op wat er gebeurd en gaat gebeuren met de chauffeur, truck en producten en dat alles online en realtime. Weinig vrijheid en verantwoordelijkheid als elke minuut van de dag je op de vingers wordt gekeken.
  Mooi al die technologie aan boord maar wat kan de chauffeur hier nu mee ten tijde dat hij staat te wachten, te overnachten zijn tijd staat te doden tot de volgende logistieke handeling? Waarom niet de nieuwe generaties alle faciliteiten die men thuis heeft ook in de truck aanbieden. Dan kan men in de wachttijden de tijd besteden aan email, MSN en Internet surfen. Maar ook mogelijkheden gebruiken van e-learning al of niet specifiek gericht op de uitvoering van de werkzaamheden. Nu moet men vaak een eigen laptop meenemen en maar zien waar men ontvangst heeft met Wifi. En is men uitgerust met een telefonie(data)verbinding dan kan men overal aan de slag. Maar meestal wel de kosten voor prive te nemen want oh jee het zou eens een euro gaan kosten. Dan nog liever een buitenlandse chauffeur op de wagen, kost weinig en je hoeft er niets voor te regelen, lekker makkelijk.
  
  

Besparingsmogelijkheden in telecommunicatie kosten.

• Om kostenbesparingen te kunnen realiseren inventariseert u eerst alle huidige telecommunicatie kosten. De volgende kosten komen in aanmerking voor een besparingstraject:
  - Gesprekskosten op uw vaste telefoonlijnen en GSM toestellen
  - Abonnementskosten voor uw telefoon en ISDN lijnen, GSM toestellen, DSL- en vaste verbindingen
  - Kosten van uw onderhoudscontracten, uitbreidingen op en upgrades van uw telefoonsysteem en datanetwerk
  - Kosten van vervanging van componenten in uw telecommunicatie infrastructuur: is dit wel noodzakelijk en wat mag de prijs zijn?
  Als u uw huidige telecommunicatie kosten in beeld heeft dan is de vervolgstap om uw kosten te vergelijken met de gangbare marktprijzen. Hierdoor heeft u snel inzicht in de mogelijke kostenbesparingen. Er zijn bedrijven die zich hierin specialiseren en op uw stoel gaan zitten om samen met u te beoordelen wat echt nodig is.

Rijstijlanalyse van waarde voor bedrijf en maatschappij

• In vele boordcomputers wordt ook de rijstijlanalyse beschikbaar gesteld. Hiermee kan de chauffeur (en planning) zien op welke wijze het rijden bijdraagt aan kostenbesparing (brandstof, slijtage) als milieubesparing en verbeterd gedrag in het verkeer. Kunnen zien of men de wagen langer moet laten uitrollen naar een kruispunt, rotonde of ander verkeerssituatie levert niet alleen een besparing in brandstof op maar geeft ook een rustiger en beter gedrag in het verkeer. Dit is wel zo fijn voor overige verkeersdeelnemers die zich soms bedreigd voelen met zo'n grote truck op de achterbumper of in volle snelheid op een kruising afdenderend. Ook het milieu is er bij gebaad en aangezien de Nederlandse wegen vol zitten met vrachtverkeer levert dit automatisch een grote bijdrage. De vele opties (cruise control, navigatie, etc.) op de wagens gebruiken waar ze voor bedoeld zijn geeft de kans om op de bedrijfskosten te besparen en de toekomst van je bedrijf in grotere mate te garanderen.
  
  

KPI's en management Dashboards

• De prioriteit van een logistieke dienstverlener ligt vaak bij het draaiende houden van de organisatie, bij voorkeur op basis van gedegen stuurinformatie. In het MKB wordt er relatief weinig energie uitgetrokken om de benodigde stuurinformatie te bepalen, te controleren en hierop te handelen. In plaats van het sturen op management informatie wordt er dan ook regelmatig gestuurd op ‘het onderbuikgevoel’. Het doel van Vitale Logistiek is een bijdrage leveren aan het slagvaardiger, gezonder en meer innovatief worden van de logistieke branche. Dit door onder andere het uitvoeren van projecten in samenwerking met logistieke bedrijven en de resultaten beschikbaar te stellen voor de hele branch. Zo ook m.b.t. het opstellen van KPI's en inrichten van proces en management dashboards.

Tracking & tracing : regelgeving dwingt tot registratie

• Wettelijke regelingen en juridische aansprakelijkheid maken het noodzakelijk om een continu zicht te hebben op grondstoffen, hulpstoffen en eindproducten, zowel voor, tijdens en na het productieproces. De overheid dwingt ons dus meer en meer tot registratie van deze processen. Zo zijn er regels voor productaansprakelijkheid, voor de wijze van verpakken, opslaan en transporteren. Naast flexibiliteit vraagt dit om een efficiënte en transparante organisatie. Er is behoefte aan inzicht in de logistieke bedrijfsprocessen managementinformatie dus. Met behulp van Tracking & Tracing ondersteuning is te achterhalen wie, wat, waar doet of gedaan heeft.
  

SOOB : Nieuw beleid verkrijgen van subsidie

• Via www.soobsubsidiepunt.nl kunnen bedrijven die aangesloten zijn bij SOOB via Internet in een webomgeving, gebruik maken van subsidies voor de scholing van medewerkers. Om de kwaliteit van de opleidingen binnen de sector een impuls te geven, richt het subsidiebeleid zich nadrukkelijk op subsidiëring van branchekwalificerende scholing. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om opleidingen op het gebied van vervoer van gevaarlijke stoffen, intern transport, middenkader, verhuisopleidingen en opleidingen op het gebied van verticaal transport. SOOB Subsidiepunt draagt bij aan een kwaliteitsverbetering van opleidingen, geeft inzicht in subsidieverstrekking en ontzorgt de branche door een volledig geautomatiseerde afhandeling van subsidie-aanvragen.

Document Management : scannen, herkennen, matchen, boeken, afletteren

• Het automatiseren van de documentenstroom levert heel wat tijd op. Niet alleen van de handmatige handelingen maar ook het terugdringen van de fouten die daarbij ontstaan leveren veel tijd op. Het eenvoudigste is het automatiseren van de inkomende (facturen) documenten. Anders wordt het als het transportdocumenten betreft. Hierbij is de leesbaarheid vaak een probleem als de documenten gekreukt zijn, er vlekken of stempels op staan of er geschreven tekst op staat. Ondanks een zeer goede scanner geeft dit geen garantie dat de scan kan worden herkent en vervolgens automatisch kan worden verwerkt. Daardoor moet men rekening houden dat er toch medewerkers de niet verwerkte documenten handmatig in de software een zetje moeten geven. Daarnaast vergt een dergelijke technische en softwarematige oplossing ook aandacht vanuit ICT m.b.t. systeembeheer en applicatiebeheer.

SEO : Zoekmachine optimalisatie van uw Website

• Search Engine Optimalisation (SEO) is het zodanig inrichten en 'fine tunen' van uw website dat deze goed of beter wordt gevonden door zoekmachines zoals Google, Yahoo of Bing. Uw website heeft u laten maken zodat men u kan vinden op het Internet. Alleen een website maken en beschikbaar stellen zal weinig opleveren. Hooguit uw bestaande klanten, relaties of medewerkers zullen deze dan kunnen vinden mits er informatie op staat wat zij kunnen gebruiken. Maar vooral wilt u die doelgroepen bereiken waarmee u nog niet samenwerkt. Dan is het zaak dat men u aan de hand van 'zoekwoorden' kan vinden op Internet. U moet dan goed nadenken waar u verwacht dat uw toekomstige klanten, relaties of medewerkers op zullen gaan zoeken of waar u op gevonden wilt worden.
  Dan dient de website zodanig ingericht te worden dat de zoekmachines uw website zo kunnen vinden dat u bij zo'n zoekwoord minimaal op de 1e pagina terecht komt en liefst zo hoog mogelijk op de pagina. Deze inrichting en veelal optimalisatie noemt men SEO en is geen eenmalige actie. Men moet continue 'fine tunen' om te zorgen dat uw website aan de zoekcriteria van de zoekmachines voldoet.

Telefonie : een van de hoogste kostenposten en krijgt de minste aandacht  !

• De telefonie infrastructuur, apparatuur en abonnementen is divers. De wijze waarop er gebruik van kan worden gemaakt nog meer. Voor een transportonderneming is telefonie een primaire behoefte, we kunnen niet zonder. Hierdoor ontstaan kosten die veelal voor lief worden genomen. De contracten, abonnementen en het verbruik (spraak en data) lopen aardig in de cijfers.
  Voor medewerkers is het niet eenvoudig om te doorgronden hoe het meest efficient en kostengunstig hun telefoons te gebruiken. Daardoor lopen de gesprekskosten vaak onnodig hoog op. En wie ziet toe of de afgesloten abonnementen nog wel de juiste zijn en op de juiste wijze worden verlengd of opgezegd. Veel kans dat uw provider eens in de 2 jaar langs komt. Laat specialisten die vanuit uw optiek willen denken uw facturen eens doorspitten. Het gaat u onheroepelijk (veel) geld opleveren.
  Maak maar eens kennis met :
  

EDI : Nuttig en noodzakelijk. Voordelen in tijd, snelheid en betrouwbaarheid !

• Met digitale berichtenuitwisseling (Electronic Data Interchange ofwel EDI) kunnen vele voordelen worden behaald. Het komt ten goede aan uw imago en de kans om tenders binnen te halen bij opdrachtgevers die deze eisen aan u stellen. Daarnaast geeft het automatiseren van het uitwisselen van informatie over orders, boekingen en facturen minder fouten en kost veel minder tijd van medewerkers om deze in te voeren.
  Het invoeren van een EDI voorziening vereist of functionaliteit in uw ERP, WMS of TMS of u dient hiervoor aparte software voor in huis te halen. Uiteraard zijn er diverse dienstverleners die u kunnen voorzien van producten en diensten. EDI is een specialisme, er komt veel bij kijken om een en ander goed in te richten zodat u erop kunt vertrouwen dat uw informatie met uw relaties op de juiste wijze wordt verstuurd en ontvangen.
  Wilt u meer duidelijkheid over EDI kijk dan eens op de website :