Document / Scan Management

De hoeveelheid documenten die door een transportorganisatie gaan is groot. Vele zaken worden ingekocht/ingehuurd (charters, cleaning, brandstof, boot en trein) of komen binnen als vrachtdocumenten. Dat betekent veel inkomende facturen en documenten.

Het op de juiste wijze verwerken hiervan kost veel tijd. Is de organisatie nog eens onderverdeeld in verschillende business units of bedrijven dan dienen deze ook nog juist te worden toegewezen t.b.v. de doorbelasting. Veel handmatige activiteiten zijn dan noodzakelijk om dit op orde te brengen.

Er zijn diverse leveranciers die hier een oplossing voor aanreiken. Dit al of niet in combinatie met andere producten (financiele software, workflow software, scanners, multifunctionals) of specifiek op deze problematiek ontwikkeld.

De specifieke oplossingen leveren een reeks van functies waarmee bovenstaande opgelost kan worden.

Deze zijn op te splitsen in:

• Scannen (OCR, bulk, barcode)
• Herkennen (juiste velden aflezen van document)
• Verifieren (met bekende relaties en coderingen)
• Boeken (boeking doen in de financiele administratie)
• Afletteren (de reservering afletteren)
• Accorderen (goedkeuren door budgethouder)
• Archiveren (opslaan en terug kunnen zoeken)