Electronic Data Interchange (EDI)

EDI is het op electronische/digitale wijze uitwisselen van informatie. Daarbij wordt informatie aangeleverd (ontvangen) en statussen teruggekoppeld (ontvangen). Hiermee worden handmatige acties voor het invoeren (in eigen toepassing of op een webportal) of verzenden (via fax, emai of /telefonisch) van informatie geautomatiseerd.

Er zijn veel voordelen te behalen door het gebruik van EDI:

• Meedoen met tenders bij opdrachtgevers die EDI eisen
• Uitwisseling op elk moment mogelijk, sneller en met minder fouten
• Gegevens zijn direct in de softwaretoepassing beschikbaar ongeacht tijdstip
• Besparing op kantoormiddelen (drukkosten, papier, enveloppen, frankeren, opslag)
• Besparen op handmatige invoer (minder FTE's nodig, lagere administratieve lasten)

Er kunnen diverse varianten worden onderscheiden met betrekking tot EDI:

• Order Entry
  Het uitwisselen van vervoersopdrachten en het terug aanreiken van statussen van de uitvoering daarvan.
• e-Invoicing
  Het versturen van facturen naar opdrachtgevers.
• Bookings
  Het reserveren van capaciteit op boot en trein bij operators. 
• Planning/voorraad
  Het aanreiken van informatie over geplande opdrachten en beschikbare voorraden.

Verschillende data-formaten om EDI gegevens te versturen

Om gegevens te versturen dienen deze volgens een bepaald formaat 'ingepakt' te worden zodat de ontvangende partij deze weer kan 'ontcijferen'.
De betreffende converter dient er voor te zorgen dat de informatie wordt omgezet naar de naamgeving of codering van het bedrijf zelf. Denk hierbij aan een klantcode die bij de opdrachtgever anders zal zijn dan die in het systeem van de vervoerder.

Verschillende formaten zijn gangbaar om het data-formaat op te maken zoals : EdiFact, XML, CIDX (komt vooral voor in de Chemische industrie) , iDoc en X.12.
De informatie wordt dan verzonden en ontvangen op basis van HTTP, HTTPS of FTP.

De afbeelding geeft de mogelijke varianten weer en de wijze van uitwisseling via het Internet.

Meer duidelijkheid over EDI is te vinden op een hele goede website :