Project Management

Om grotere vernieuwingen en wijzigingen in de ICT infrastructuur, systemen en software op een goede wijze te laten verlopen, dient men te kiezen voor een projectmatige aanpak. Hiermee wordt op een gestructureerde en overdachte wijze op basis van een goede voorbereiding, duidelijke afspraken en een planmatige aanpak de vooraf vastgestelde resultaten binnen de beschikbare tijd, geld en middelen gerealiseerd. Om het slagen van zo’n project meer kans te geven is het nog meer belangrijk om de benodigde mensen hiervoor beschikbaar te stellen om het project te begeleiden en ondersteunen maar ook om de veranderingen te kunnen ondergaan en te accepteren die deze wijzigingen met zich meebrengen.

Projecten worden hierdoor voorspelbaar, bestuurbaar en de inzet van resources (mensen en middelen) wordt overzichtelijk zodat zij conform planning ingezet kunnen worden naast hun andere lopende activiteiten.

Een bekende Project Management methodiek is genaamd PRINCE 2 waarbij men gebruik maakt van een zeer praktische en pragmatische aanpak. PRINCE 2 is algemener toepasbaar, maar wordt veel gebruikt in de ICT-wereld. De methodiek sluit aan op of raakt ITIL (bijvoorbeeld bij configuratie- en wijzigingsbeheer, change management en release management).

PRINCE 2 is toepasbaar op alle projecten, en kent een grote flexibiliteit. Aspecten van de methode die niet van toepassing zijn op (of niet nuttig zijn voor) een bepaald project, kunnen worden weggelaten. Een PRINCE 2 project is een eindig proces met een duidelijk begin en einde.

PRINCE 2 levert een managementomgeving en structuur met richtlijnen en hulpmiddelen voor het opstarten, initiëren, uitvoeren, beheersen, rapporteren en afsluiten van projecten. De methodiek besteedt veel aandacht aan de zakelijke rechtvaardiging van een project (de business case), risicobeheersing en de veranderende factoren uit de projectomgeving die van invloed kunnen zijn op het succes van het project. Gebruikers en beheerders worden vroegtijdig bij het project betrokken.

De volgende documenten (het projectdossier) zijn belangrijk in de PRINCE 2 methodiek:
• Business Case
• Functioneel Ontwerp (indien van toepassing)
• Technisch Ontwerp (indien van toepassing)
• Plan van Aanpak
• Voortgangsrapportage
• Decharge

Diverse functionarissen zullen gebruik maken van deze documenten, een opdrachtgever om een Business Case te schrijven die de investering daarin rechtvaardigt en daarna een investeringsaanvraag indient bij de directie, een  Ontwikkelaar of Projectleider die een Functioneel Ontwerp opstelt, daarna samen met ICT-specialisten de vertaling doet naar een Technisch Ontwerp en een Project Manager die het Plan van Aanpak schrijft, rapporteert over de voorgang  (Voortgangsrapportage) en het project succesvol afsluit met een Decharge rapport wat door de opdrachtgever wordt ondertekend.

Dit levert de structuur om duidelijk te krijgen wat men wil bereiken, wat het moet gaan worden, wat het gaat kosten, wat het gaat opleveren, wat er besloten moet worden, wanneer men kan starten, hoe lang het gaat duren en wanneer het kan worden afgesloten.

Business Case

De business case moet duidelijkheid geven over wat er gerealiseerd moet gaan worden tegen welke kosten en wat deze financieel gaat opleveren. Veelal aangeduid als de terugverdientijd van de investering (tijd en geld). Een andere term die hiervoor wordt gebruikt is de Return on Investment (ROI). Hiermee wordt duidelijk binnen hoeveel tijd de investering wordt terug verdiend. Bijvoorbeeld binnen 3 maanden, 1 jaar of 3 jaar.

Vaak zijn niet of niet goed alle voordelen te kwantificeren ondanks dat deze toch voor de organisatie wat opleveren. Denk hierbij aan efficiency, borging, kwaliteit of gebruiksgemak. Leveren niet direct geld op maar leiden wel tot grotere tevredenheid (bij klant of medewerker) of geven een beter bedrijfsimago.

Uiteindelijk moet de business case aantonen dat er toegevoegde waarde wordt geleverd aan winstgevendheid, continuiteit, betrouwbaarheid, kostenverlaging, etc. 

Laat men het project door externen uitvoeren dan dienen er gedegen afspraken te worden gemaakt die de resultaten uit de business case gaan behalen. Om dit goed te kunnen volgen en indien nodig te kunnen ingrijpen/bijsturen is het verstandig om de resultaten op te knippen in deelresultaten. Anders blijkt pas laat dat men de afspraken niet kan nakomen of dat er factoren zijn opgetreden waardoor het niet mogelijk is om de resultaten te behalen. Een periodieke (wekelijkse) voortgangsrapportage biedt de mogelijkheid voor de opdrachtgever om de ontwikkelingen op de voet te blijven volgen.